Анкета кандидата — Специалист по документообороту

Ситуация: Слушатель требует копию своего диплома, утверждая, что потерял оригинал. Обучение он закончил 6 лет назад. В цифровой базе данных за тот период вы видите только его фамилию и название программы.
Вопрос: Как вы организуете поиск его личного дела в бумажном архиве? Какие дополнительные данные запросите, чтобы поиск был максимально быстрым?

Обязателен текст или файл

Ситуация: В компании принято решение: все входящие бумажные документы сканировать, а оригиналы через год уничтожать. Но есть риск, что налоговая может запросить подлинник.
Задача: Какой порядок (регламент) вы предложите утвердить для этого процесса? Какие бумажные документы нельзя уничтожать ни в коем случае?

Обязателен текст или файл

Ситуация: Чтобы поступить на курс, слушатель должен скачать документы, заполнить, распечатать, подписать, отсканировать и отправить обратно три документа: заявление, договор и согласие на обработку данных. Многие на этом этапе «отваливаются».
Вопрос: Как радикально упростить этот процесс, используя доступные цифровые инструменты? Опишите идеальную, с вашей точки зрения, цепочку действий для абитуриента.

Обязателен текст или файл

Ситуация: Представьте ситуацию: в компании запускают новую платную услугу — консультации для выпускников профильных курсов по охране труда. Пока нет никаких форм, договоров или инструкций по документированию этой услуги.
Вопрос: С чего вы начнете? Составьте список из 3-5 основных документов, которые создадите в первую очередь для этого процесса.

Обязателен текст или файл

Ситуация: Опытный, но консервативный сотрудник одного из отделов, недовольный внедрением новой системы электронного документооборота, на совещании при коллегах открыто заявляет: «Эта система небезопасна, данные могут утечь, а бумаге мы доверяли сто лет, да и удобнее так». Процесс внедрения встал.
Вопрос: Как будете действовать? Какие факты и аргументы подготовите, чтобы нейтрализовать это заявление? Будете ли вы идти путем разъяснений, административных мер, предложите компромисс?

Обязателен текст или файл

Ситуация: Вы очень хорошо и тепло общаетесь с коллегой из отдела продаж. Вы обнаруживаете, что один слушатель по ошибке (или умышленно) был зачислен на две программы одновременно, и на его имя оформлены договоры и счета по обоим программам. Ответственный менеджер, ваш хороший знакомый, в панике просит вас: «Слушай, это моя оплошность, я недоглядел. Если сейчас вскроется, мне влетит по полной, план по продажам сорвется. Давай тихо отчислим его с одной программы без всяких актов, я договорюсь о возврате денег. Не оформляй никаких лишних бумаг!».
Вопрос: Поможете коллеге скрыть ошибку или начнете процедуру фиксации нарушения, понимая, что это нанесет урон его репутации и, возможно, карьере? Как вы поступите и что скажете коллеге, чтобы минимизировать личный конфликт, но выполнить свою работу?

Обязателен текст или файл